Allgemeine Geschäftsbedingungen – Lizenz- und Nutzungsbedingungen

für die Software TOTUM SUITE (Cloud und lokale Installation) einschließlich Kundenportal, Stempeluhr, Azubi-Portal und Zusatzmodulen · Stand: Oktober 2026 · Version recht-2026-10d

§ 1 Geltungsbereich und Begriffe

(1) Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen TOTUM SUITE, Straßäckerweg 38, 88471 Laupheim („Anbieter“) und dem Kunden über die Überlassung und Nutzung der Software TOTUM SUITE sowie zugehöriger Leistungen.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher sind von der Nutzung als Vertragspartner ausgeschlossen; ausgenommen sind Einzelzugänge für Auszubildende und Praktikanten, für die ergänzend die Besonderen Bedingungen im Anhang gelten.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

(4) Begriffe: „Software“ ist TOTUM SUITE mit Haupt-App, Kundenportal, Stempeluhr (Widget) und Azubi-Portal. „Cloud“ bezeichnet den Betrieb auf Servern des Anbieters, „lokale Installation“ den Betrieb auf einem Rechner des Kunden (z. B. über das Installationsprogramm TOTUM-Setup). „Nutzer“ sind die vom Kunden berechtigten Personen (Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten). „Endkunden“ sind die Auftraggeber des Kunden, denen er über das Kundenportal Zugang gewährt. „Module“ sind gesondert buchbare Funktionsbereiche (z. B. Material, Regie, Angebote, Kundenportal, KI, Nachrichten, Ausbildung, Bauleitung & QS, Bauleiter/Architekt).

§ 2 Vertragsschluss, Test und Demo

(1) Darstellungen im Internet, die Demo und die persönliche Zusammenstellung sind unverbindlich. Mit Absenden der Bestellung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab; der Vertrag kommt mit der Auftragsbestätigung des Anbieters in Textform oder mit der Freischaltung zustande.

(2) Ein Testzugang ist für 14 Tage kostenlos und unverbindlich und endet automatisch. Wird innerhalb von 30 Tagen nach Testende nicht bestellt, werden die Testdaten gelöscht; bei Bestellung bleiben sie erhalten.

(3) Die Demo enthält Beispieldaten eines Musterbetriebs, ist schreibgeschützt und dient nur der Vorführung. Eingaben in der Demo werden nicht dauerhaft gespeichert.

(4) Der Vertragstext wird gespeichert und dem Kunden als Link zum Abruf und Ausdruck bereitgestellt.

§ 3 Leistungen in der Cloud

(1) Der Anbieter stellt die Software im gebuchten Umfang (Paket, Module, Nutzerzahl) über das Internet zur Nutzung im Browser und als installierbare Web-App bereit. Dazu gehören Speicherplatz für die Daten des Kunden auf Servern in Deutschland bzw. der Europäischen Union, eine tägliche Datensicherung, Aktualisierungen sowie Support nach § 6.

(2) Der Anbieter darf zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer einsetzen (z. B. Rechenzentrumsbetreiber, E-Mail-Versanddienstleister). Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gilt § 13.

(3) Nicht geschuldet sind die Internetverbindung des Kunden, dessen Endgeräte und Browser sowie die Beratung zu Organisation, Arbeits-, Steuer- oder Vertragsrecht.

§ 4 Lokale Installation

(1) Bei der lokalen Installation stellt der Anbieter das Installationsprogramm, Aktualisierungen und – soweit gebucht – einen verschlüsselten Fernzugang über einen Vermittlungsserver des Anbieters bereit. Der Kunde stellt einen geeigneten Rechner mit den vom Anbieter genannten Mindestanforderungen, Stromversorgung und Internetverbindung bereit und betreibt diesen in eigener Verantwortung.

(2) Die Datensicherung liegt bei der lokalen Installation in der Verantwortung des Kunden. Die Software bietet eine Sicherungsfunktion mit Erinnerung nach einem vom Kunden selbst festgelegten Plan; ist der Rechner zum geplanten Zeitpunkt ausgeschaltet, wird beim nächsten Start erinnert. Der Kunde bewahrt Sicherungen getrennt vom Rechner auf (z. B. externer Datenträger, NAS).

(3) Die Software prüft die Lizenz in regelmäßigen Abständen online. Ist eine Prüfung länger als sieben Tage nicht möglich oder ist die Lizenz abgelaufen bzw. gesperrt, schaltet die Software in einen Lesemodus: Alle Daten bleiben lesbar und exportierbar, neue Einträge sind nicht möglich.

§ 5 Verfügbarkeit, Wartung und Störungen

(1) Der Anbieter strebt für die Cloud eine Verfügbarkeit von 98 % im Jahresmittel an. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster, vorzugsweise außerhalb üblicher Arbeitszeiten, sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (z. B. Ausfälle des Internets, Störungen bei Drittanbietern, höhere Gewalt).

(2) Der Kunde meldet Störungen über die Support-Funktion der Software oder per E-Mail an info@totum-pm.de mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Der Anbieter beginnt mit der Bearbeitung an Werktagen (Montag bis Freitag, ohne gesetzliche Feiertage in Baden-Württemberg) in der Regel innerhalb eines Werktags.

(3) Die Software arbeitet auf mobilen Geräten auch ohne Verbindung; Offline-Einträge werden bei bestehender Verbindung übertragen. Für Daten, die auf einem Gerät noch nicht übertragen waren und dort verloren gehen, ist der Anbieter nicht verantwortlich.

§ 6 Support, Aktualisierungen und Weiterentwicklung

(1) Der Support umfasst Hilfe bei der Bedienung und die Bearbeitung von Fehlermeldungen per Support-Funktion und E-Mail. Schulungen, Datenübernahmen, individuelle Anpassungen und Einsätze vor Ort sind gesondert zu vereinbaren und zu vergüten.

(2) Aktualisierungen werden in der Regel zunächst in der Demo bereitgestellt und anschließend automatisch verteilt. Der Anbieter darf die Software weiterentwickeln, Funktionen ändern oder ersetzen, sofern der vereinbarte Funktionsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.

§ 7 Fachfunktionen, Vorlagen, KI und Drittdienste

(1) Bauleitung & QS, Bauleiter/Architekt: Prüfpunkte, Ampeln, Freigabelogik, Normverweise und der angegebene Regelwerksstand sind Arbeitshilfen nach den anerkannten Regeln der Technik zum angegebenen Stand. Sie ersetzen weder die eigene fachliche Prüfung des Kunden noch die Prüfung durch Sachverständige, Fachplaner oder Behörden. Die Verantwortung für die Ausführung, die Auswahl und Aktualität der anzuwendenden Regelwerke und die Entscheidung über Freigaben liegt beim Kunden.

(2) Vorlagen (z. B. Bedenkenanmeldung, Bauleiter-Bericht, Klauselvorschläge) sind unverbindliche Muster ohne Rechtsberatung. Der Kunde prüft vor Verwendung, ob sie für seinen Einzelfall geeignet sind.

(3) KI-Funktionen (z. B. Rechnungserkennung, Formulierungshilfen, Visitenkarten-Erkennung, KI-Bauexperte, Normstandprüfung) nutzen einen Dienst eines Drittanbieters über einen vom Kunden selbst angelegten Zugangsschlüssel. Insoweit wird der Kunde selbst Vertragspartner des Drittanbieters und ist für dessen Bedingungen, die Kosten und die Zulässigkeit der übermittelten Inhalte verantwortlich. KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein und sind vor der Verwendung vom Kunden zu prüfen.

(4) Adressvorschläge und die Adresse zum aktuellen Standort werden über öffentliche Kartendienste auf Basis von OpenStreetMap ermittelt; dabei werden nur die eingegebene Adresse bzw. die Koordinaten übertragen. Wetterangaben stammen von öffentlichen Wetterdiensten. Eine Gewähr für Richtigkeit wird nicht übernommen.

(5) Zeiterfassung und Stempeluhr sind Werkzeuge. Für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben (z. B. Arbeitszeitgesetz, Mitbestimmungsrechte, Information über die Erfassung von Standorten) ist der Kunde verantwortlich.

§ 8 Kundenportal und elektronische Bestätigungen

(1) Mit dem Kundenportal kann der Kunde seinen Endkunden Projekte, Berichte, Angebote, Rechnungen und Nachrichten bereitstellen und Bestätigungen (z. B. von Tages- und Regieberichten) einholen. Das Rechtsverhältnis zum Endkunden besteht ausschließlich zwischen Kunde und Endkunde. Der Kunde entscheidet, welche Inhalte er freigibt.

(2) Elektronische Bestätigungen und Unterschriften auf einem Endgerät sind einfache elektronische Signaturen im Sinne von Art. 3 Nr. 10 der eIDAS-Verordnung. Der Anbieter stellt die technischen Nachweise bereit (insbesondere Prüfsumme des bestätigten Inhalts, Zeitpunkt, Art des Zugangs, IP-Adresse, Gerät und ein unveränderbares Protokoll), schuldet jedoch keinen bestimmten rechtlichen Erfolg. Ob und in welchem Umfang eine elektronische Bestätigung einer Unterschrift vor Ort gleichsteht, hat der Kunde mit seinen Endkunden zu vereinbaren (z. B. in seinen eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen). Die Software stellt dafür eine Ablage für die AGB des Kunden und unverbindliche Klauselvorschläge bereit.

(3) Gegenüber seinen Endkunden ist der Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher; er informiert sie über die Verarbeitung ihrer Daten und holt erforderliche Einwilligungen ein. Bestätigungslinks enthalten einen nicht erratbaren Schlüssel; der Kunde übermittelt sie nur an den jeweiligen Endkunden.

§ 9 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, vergibt Zugänge und Rollen nur an berechtigte Personen, entzieht ausscheidenden Personen den Zugang unverzüglich und informiert den Anbieter bei Verdacht auf Missbrauch.

(2) Der Kunde ist für die von ihm und seinen Nutzern eingegebenen und hochgeladenen Inhalte (z. B. Texte, Fotos, Pläne, Dokumente) verantwortlich und stellt sicher, dass er zu deren Verwendung berechtigt ist und keine Rechte Dritter verletzt. Er stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung durch den Kunden beruhen, sofern der Kunde dies zu vertreten hat.

(3) Untersagt sind Nutzungen, die den Betrieb gefährden oder beeinträchtigen (z. B. automatisierte Massenabfragen, Angriffe, das Umgehen von Zugangs-, Lizenz- oder Schutzmechanismen) sowie die Verwendung für rechtswidrige Zwecke.

(4) Der Kunde prüft wichtige Ergebnisse (z. B. Abrechnungsdaten, Exporte an das Lohnbüro, Angebote, Rechnungen) vor ihrer Verwendung auf Plausibilität und sichert für ihn wesentliche Daten in angemessenen Abständen zusätzlich durch Export.

§ 10 Vergütung und Zahlung

(1) Es gilt die bei Bestellung vereinbarte Vergütung zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Vergütung richtet sich nach Paket, Modulen, Nutzerzahl und Abrechnungsweise (monatlich oder jährlich).

(2) Die Vergütung ist im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum fällig und innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung zu zahlen, sofern kein Lastschrifteinzug vereinbart ist. Rechnungen werden elektronisch übermittelt.

(3) Bei Zahlungsverzug erinnert der Anbieter. Nach erfolgloser Erinnerung und Ankündigung mit einer Frist von mindestens 14 Tagen darf der Anbieter den Zugang sperren bzw. die Software in den Lesemodus versetzen; die Daten bleiben erhalten. Die Pflicht zur Zahlung bleibt unberührt.

(4) Der Anbieter kann die Preise mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums, höchstens einmal je Kalenderjahr, angemessen anpassen. Bei einer Erhöhung um mehr als 5 % kann der Kunde den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; darauf wird in der Mitteilung hingewiesen.

§ 11 Laufzeit, Kündigung und Änderung des Umfangs

(1) Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate ab Bereitstellung. Danach verlängert sich der Vertrag bei monatlicher Abrechnung um jeweils einen Monat, bei jährlicher Abrechnung um jeweils zwölf Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 1 Monat(en) zum Ende der Laufzeit gekündigt wird.

(2) Module und Nutzer können jederzeit hinzugebucht werden; die Vergütung erhöht sich anteilig ab Freischaltung. Eine Reduzierung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere bei einem Zahlungsverzug von mehr als zwei Monaten oder bei schwerwiegenden Verstößen gegen § 9 vor.

(4) Kündigungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail an info@totum-pm.de).

§ 12 Nutzungsrechte und Schutz der Software

(1) Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Software im gebuchten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen und seinen Endkunden das Kundenportal bereitzustellen.

(2) Alle Rechte an der Software, insbesondere am Quellcode, an Oberfläche, Texten, Vorlagen und Grafiken, verbleiben beim Anbieter. Vervielfältigung, Bearbeitung, Rückübersetzung (Dekompilierung), Weitergabe, Vermietung und Nachbau sind untersagt, soweit nicht §§ 69d, 69e UrhG zwingend etwas anderes erlauben. Technische Schutzmaßnahmen (z. B. Lizenzschlüssel, Lizenzprüfung, Verschleierung des Programmcodes) dürfen nicht umgangen werden.

(3) „TOTUM SUITE“ sowie die Produktnamen TOTUM Desk, TOTUM Site, TOTUM Time, TOTUM Talent, TOTUM Hub und TOTUM Partner sind Kennzeichen des Anbieters. TOTUM SUITE™ ist eine beim Deutschen Patent- und Markenamt angemeldete Marke (Aktenzeichen 30 2026 257 814.4). Der Kunde erhält keine Rechte an diesen Kennzeichen; Marken- und Urheberrechtshinweise in der Software dürfen nicht entfernt oder verändert werden.

§ 13 Daten, Export, Schnittstellen und Datenschutz

(1) Die vom Kunden eingegebenen Daten stehen dem Kunden zu. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich zur Vertragserfüllung.

(2) Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die Export- und Sicherungsfunktionen in gängigen Formaten (z. B. ZIP mit JSON/CSV, PDF) abrufen. Die Software stellt Schnittstellen bereit, etwa zum Lohnbüro und zur kaufmännischen Software TOTUM Desk des Anbieters; deren Nutzung kann gesondert zu vergüten sein.

(3) Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten innerhalb von 30 Tagen exportieren oder anfordern. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Aufbewahrungspflichten des Kunden (z. B. nach Handels- und Steuerrecht, GoBD) ist der Kunde selbst verantwortlich.

(4) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), der Bestandteil dieses Vertrags ist. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung des Anbieters.

§ 14 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei, die ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werden, vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort.

§ 15 Mängelrechte

(1) Der Anbieter beseitigt Mängel der Software in angemessener Frist nach Meldung, nach seiner Wahl durch Fehlerbeseitigung, Aktualisierung oder eine zumutbare Umgehungslösung. Der Kunde meldet Mängel unverzüglich mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.

(2) Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen. Ein Recht zur Minderung besteht nur bei einer erheblichen Einschränkung der Gebrauchstauglichkeit.

(3) Keine Mängel sind Beeinträchtigungen, die auf Endgeräten, Browsern, Netzen oder der Hardware des Kunden (insbesondere bei lokaler Installation), auf Bedienfehlern oder auf Änderungen durch den Kunden beruhen.

§ 16 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Übernahme einer Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf die im betroffenen Vertragsjahr gezahlte Vergütung.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für Entscheidungen des Kunden auf Grundlage von Fachfunktionen, Vorlagen und KI-Ergebnissen nach § 7, die der Kunde in eigener Verantwortung trifft.

(4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in Höhe des Aufwands, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre; bei lokaler Installation obliegt die Datensicherung dem Kunden (§ 4 Abs. 2).

§ 17 Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für die Nichterfüllung von Pflichten, soweit sie auf Ereignissen außerhalb ihres Einflussbereichs beruht (z. B. Naturereignisse, Pandemien, Krieg, behördliche Anordnungen, großflächige Störungen von Strom- oder Kommunikationsnetzen, Angriffe auf IT-Systeme trotz angemessener Schutzmaßnahmen). Die Leistungspflicht ruht für die Dauer der Behinderung.

§ 18 Verjährung

Ansprüche des Kunden wegen Mängeln und auf Schadensersatz verjähren in einem Jahr ab Kenntnis bzw. grob fahrlässiger Unkenntnis, soweit nicht § 16 Abs. 1 eine unbeschränkte Haftung vorsieht; insoweit gelten die gesetzlichen Fristen.

§ 19 Referenz

Der Anbieter darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz (Firmenname, Logo) nennen. Die Zustimmung ist jederzeit widerruflich.

§ 20 Änderungen dieser Bedingungen

Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aus sachlichem Grund erforderlich ist (z. B. Gesetzesänderung, Rechtsprechung, neue Funktionen) und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Die Änderung wird mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt; widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gilt sie als angenommen. Auf diese Folge wird in der Mitteilung besonders hingewiesen. Bei Widerspruch kann jede Partei den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

§ 21 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. (2) Gerichtsstand ist der Sitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist; der Anbieter darf auch am Sitz des Kunden klagen. (3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. (4) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; an die Stelle tritt die gesetzliche Regelung.

Anhang: Besondere Bedingungen für Einzelzugänge (Ausbildung / Praktikum)

(1) Einzelzugänge richten sich an Auszubildende und Praktikanten, die den Ausbildungsnachweis bzw. Praktikumsbericht, ihre Zeiten und Nachweise selbst führen. Ein Betrieb ist nicht Vertragspartner; die Weitergabe an den Betrieb (z. B. als PDF) erfolgt durch den Nutzer selbst.

(2) Minderjährige benötigen für den kostenpflichtigen Vertrag die Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertreter.

(3) Nach einem kostenlosen Testzeitraum von 14 Tagen kann der Zugang für eine gewählte Laufzeit (1, 3, 6 oder 12 Monate) im Voraus bezahlt werden. Die Zahlung erfolgt ausschließlich über PayPal. Die angegebenen Preise sind Endpreise einschließlich gesetzlicher Umsatzsteuer. Der Zugang endet mit Ablauf der bezahlten Laufzeit ohne Kündigung und ohne automatische Verlängerung; §§ 7, 10 Abs. 2 und 11 Abs. 1 gelten insoweit nicht.

(4) Widerrufsrecht: Verbraucher können ihre Vertragserklärung innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen in Textform (z. B. E-Mail an info@totum-pm.de) widerrufen. Die Frist beginnt mit Vertragsschluss. Verlangt der Verbraucher, dass die Leistung vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt, hat er im Fall des Widerrufs einen angemessenen Betrag für die bis dahin erbrachte Leistung zu zahlen.

(5) Die Daten werden auf dem Gerät des Nutzers und als Sicherung auf Servern des Anbieters in Deutschland gespeichert, getrennt von anderen Nutzern. Nach Vertragsende kann der Nutzer seine Daten 90 Tage lang herunterladen; danach wird die Sicherung gelöscht. Für den Einzelzugang ist der Anbieter Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; die Haftungsregeln der §§ 15, 16 gelten mit der Maßgabe, dass gesetzliche Verbraucherrechte unberührt bleiben.

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