Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026 · Version recht-2026-10d

1. Verantwortlicher

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für unsere Webseiten (totum-suite.de mit allen Unteradressen), die Demo-Anmeldung, die Ausbildungsseite, den Konfigurator für Angebote und Bestellungen sowie den Lizenzserver. Für die Daten, die unsere Kunden in TOTUM SUITE verarbeiten (z. B. Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter), ist der jeweilige Kunde verantwortlich; wir handeln dort als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3. Hosting und Speicherort

Unsere Server stehen in Rechenzentren in Deutschland (IONOS SE, Montabaur). Datenbanken von Cloud-Instanzen betreibt Supabase Inc. in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main). Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Aufruf der Webseiten (Server-Protokolle)

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser). Zweck: sicherer Betrieb und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

5. Demo-Zugang

Für den Demo-Zugang verarbeiten wir Name, Firma, E-Mail und freiwillig Telefon und Gewerk, zur Bestätigung zusätzlich eine gekürzte IP-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Demo) bzw. lit. a (Einwilligung in die Kontaktaufnahme, jederzeit widerrufbar). Unbestätigte Anfragen löschen wir nach 7 Tagen, alle anderen 6 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt. Über den Abmeldelink in jeder E-Mail werden Ihre Daten sofort gelöscht.

6. Angebote, Test und Bestellung

Für Zusammenstellung, Testzugang und Vertrag verarbeiten wir Firmen- und Ansprechpartnerdaten, Anschrift, E-Mail, Telefon, USt-IdNr., gewählte Leistungen sowie Zeitpunkt und gekürzte IP-Adresse des Vertragsschlusses als Nachweis. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für gesetzliche Aufbewahrungspflichten (bis zu 10 Jahre nach HGB/AO) Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. E-Mail-Versand

Bestätigungs- und Vertragsmails versenden wir über Resend (Resend Inc., USA). Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO).

7a. E-Mail-Postfächer

E-Mails an uns empfangen und beantworten wir über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin). Die Daten werden in Rechenzentren in der EU verarbeitet; mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage).

7b. Telefon und Anrufbeantworter

Anrufe nehmen wir über unsere eigene Telefonanlage auf unserem Server in Deutschland entgegen. Gespeichert werden Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Gespräche zeichnen wir nur nach vorheriger Ansage und mit Ihrer Zustimmung auf (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Nachrichten auf dem Anrufbeantworter werden automatisch in Text umgewandelt und zusammengefasst; dazu wird die Aufnahme an Google (Google Ireland Ltd., Gemini-Schnittstelle) übermittelt, ohne dass Google sie für eigene Zwecke nutzt. Anruflisten und Aufnahmen löschen wir nach spätestens 90 Tagen, sofern sie nicht zu einem Vorgang gehören.

7c. KI-gestützte Bearbeitung

Zur Bearbeitung von Anfragen (z. B. Zusammenfassen oder Übersetzen von E-Mails, Einordnen von Störungsmeldungen) können Texte an KI-Dienste übermittelt werden: Anthropic (Anthropic PBC, USA) bzw. Google Gemini (Google Ireland Ltd.). Die Anbieter nutzen die Daten nicht zum Training. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung).

7d. Zahlungen

Einzelzugänge für Auszubildende können über PayPal bezahlt werden (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg). Dabei übermitteln wir Betrag und Bestellnummer; die Zahlungsdaten selbst gibt man direkt bei PayPal ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7f. KI-Assistentin „Tara“ (Chat auf der Webseite)

Auf unseren Webseiten können Sie Fragen an eine KI-Assistentin stellen. Sie ist als KI gekennzeichnet und beantwortet Fragen ausschließlich aus öffentlichen Informationen über TOTUM SUITE. Verarbeitet werden Ihre Fragen und die Antworten, die aufgerufene Seite, der Zeitpunkt sowie eine gekürzte IP-Adresse (Missbrauchsschutz). Zur Erzeugung der Antworten werden die Texte an den KI-Dienst übermittelt (Anthropic PBC, USA, bzw. Google Ireland Ltd.; ohne Nutzung zum Training; Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln). Wir speichern die Gespräche 90 Tage, um Fragen zu beantworten und das Angebot zu verbessern, danach werden sie automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bitte geben Sie im Chat keine persönlichen oder vertraulichen Daten ein. Möchten Sie eine Antwort von unserem Team, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse freiwillig im Formular „An das Support-Team weitergeben“ an; dann werden Ihre Angaben und der Chatverlauf mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) an unseren Support übermittelt und wie eine Support-Anfrage behandelt.

7e. Schriften und Inhalte Dritter

Unsere Webseiten laden Schriftarten und Videos von unseren eigenen Servern. Es werden keine Inhalte von Google Fonts, sozialen Netzwerken oder Werbenetzwerken eingebunden.

8. Cookies und Tracking

Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking ein. Die Apps speichern lediglich technisch notwendige Angaben (Anmeldung, Einstellungen) lokal auf Ihrem Gerät (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Wenden Sie sich dazu an datenschutz@totum-pm.de. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten können wir den Demo-Zugang bzw. den Vertrag nicht bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

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